Omvärldsbevakning i nätverk

LUBSTIPENDIET 2015

När: 2016-09-07-2016-09-09

Vad: En resa till Hamburg med studiebesök vid Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) samt fakultetsbiblioteken vid juridiska fakulteten, fakulteten för kulturvetenskaper och fakulteten för språk och litteratur vid Hamburgs universitet (UHH).

Vem: Hanna Nilsson, LTH, Ann-Christin Persson och Maria Långh, UB

Resan syfte: Att studera erfarenhetsutbytet inom organisationen. Nedan följer en kort presentation av själva biblioteksorganisationen.

Biblioteksorganisationen i Hamburg:

Biblioteksorganisationen består av ett huvudbibliotek och 35 fakultetsbibliotek, lokaliserade på 44 olika platser i och runt Hamburg. -Ursprungligen bestod organisationen av 190 bibliotek.

I Tyskland har bland annat städerna Hamburg, Berlin och Bremen -som också är delstater (=förbundsländer)- så kallade Staatsbibliothek, d v s delstatsbibliotek [1].
I Hamburg utgör delstatsbiblioteket och universitetsbiblioteket en enhet, Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg (SUB), som delvis finansieras av delstaten och delvis av universitetet.
SUB ansvarar för delstatens hela bibliotekssystem (folkbibliotek, museibibliotek m fl), men är också universitetets huvudbibliotek. Detta ger SUB en särställning i förhållande till fakultetsbiblioteken, som ju främst är knutna till och styrs av sina respektive fakulteter, men också till dels hör till SUB:s ansvarsområde.
Att SUB delvis finansieras av delstaten innebär att denna även har inflytande på verksamheten och att man inte får göra större förändringar utan att dessa klubbats politiskt (ett exempel på detta är om man vill förändra förseningsavgifterna).

Fakultetsbiblioteken finansieras och styrs av sina respektive fakulteter. Vissa delar av verksamheten regleras i den delstatliga lagstiftningen, t ex hur många böcker ett bibliotek maximalt får äga och hur mycket personal man får ha i förhållande till mängden böcker. All personal är anställd av SUB, men fakulteten bestämmer vilka områden man ska arbeta med. Bibliotekscheferna vid fakulteterna får vara med när man nyanställer men har ingen personalbudget och personen som anställs ska även godkännas av fakulteten.

Fakultetsbiblioteken lånar endast ut böcker till forskare (studenterna får låna över helgen) eftersom man vill att så stora delar av samlingen som möjligt alltid ska finnas tillgängliga i det fysiska biblioteket. Detta gör att samtliga bibliotek har oerhört generösa öppettider och ett stort antal läsplatser.

SUB har till skillnad från fakultetsbiblioteken ansvar för den utlåningsbara kurslitteraturen och det är dit studenterna vänder sig om de vill låna kurslitteratur. Lånetiden är 30 dagar.
Även SUB har mycket generösa öppettider: vardagar 9-24, lördag-söndag 10-24.

SUB har också ett ganska stort antal låntagare (27%) som inte hör inte till universitetet. Alla externa låntagare får betala en årlig avgift på 25 € för möjligheten att låna böcker. Avgiften inkluderar också tillgång till internet och databaser ett visst antal timmar per vecka.

Liksom i vår egen organisation har man en gemensam katalog, OCLC Pica. Denna administreras av SUB och innehåller allt material som finns på fakultetsbiblioteken och SUB, inkl. alla E-bokspaket.
Man har också ett egenutvecklat open sourcesystem som heter Beluga[2]. Detta används av alla bibliotek i norra Tyskland. Man kan välja att avgränsa sökningarna till enbart det egna biblioteket och från och med nästa år kommer Beluga även att innehålla en lånemodul (redan idag sköts fjärrlånet i Beluga).
Om allt fungerar som tänkt, innebär detta troligen att man stänger ner katalogen OCLC Pica vid SUB.
SUB har ansvar för hela fjärrlåneverksamheten vid universitetet och alla lån avhämtas där. Fjärrlånen är gratis för forskarna, men studenterna får betala 1-2 € per lån

Ledningen vid SUB önskar gå mot en ökad centralisering vad gäller E-resurserna och universitetet har på prov beslutat om en femårig central E-mediabudget, där SUB och universitetet delar kostnaden 50/50.
Alla tyska universitet har dessutom tillgång till ett antal nationellt finansierade E-tidskriftspaket.

Erfarenhetsutbytet mellan biblioteken vid UHH

Många enskilda bibliotek har naturligtvis egna möten och arbetsgrupper, men de presenteras inte här. Vi fokuserar på de arbetsformer som inkluderar alla bibliotek.

Tyskland är ett betydligt mer formellt land än Sverige och vi uppfattar personalstrukturen som mer hierarkisk. Detta innebär till exempel, att det ofta är chefer motsvarande vår fakultetsbibliotekarie som representerar biblioteken i olika sammanhang. Denna chef informerar sedan sina medarbetare. Detta system innebär att chefer möts vid flera tillfällen i olika konstellationer, medan medarbetarna kanske sällan får möjlighet att diskutera arbetsuppgifter med kollegor utanför den egna fakulteten.

Specialgrupper med olika inriktningar: Det finns fyra specialiserade arbetsgrupper (Fachliche Arbeitsgruppe, FAG) inom organisationen: FAG Benutzung (Biblioteksservice) som bl a arbetar med låneregler och cirkulation, FAG Erwerbung (inköp) som utöver inköp arbetar med e-media till exempel frågor om centraliserade resurser och licensfrågor, FAG Informationskompetenz (informationskompetens) och FAG Katalogisierung (katalogisering och metadata). Grupperna kan användas för att förbereda underlag till beslut.

Öppna seminarier: Varje månad hålls ett öppet seminarium på SUB. Dit är alla anställda bibliotekarier inom nätverket välkomna. Seminariet kan till exempel handla om e-media, katalogisering eller så berättar en person med en specifik funktion om sitt arbete eller liknande. Mötena är populära men besöks inte av alla. Detta är den enda gemensamma samlingspunkten för alla anställda.